“Çok çalışıyorum ama bir türlü istediğim verimi elde edemiyorum!” dediğinizi duyar gibiyiz. Korkmayın, yalnız değilsiniz :) Bu dertten yakınanların derdine deva olabilmek için SanalUzman ekibi olarak; uzak durmanız gereken, üretkenliğinizi azaltan alışkanlıklar nelerdir, değindik. Peki, neden yapılması gerekenleri değil de yapılmaması gerekenleri ele aldık? Çünkü yaptığımız yanlışları yapmaya devam ederek üzerlerine doğruları eklemek çoğu zaman işe yaramamaktadır. Amacınıza ulaşmanızda belki de en önemli etken; üretkenliğinizi azaltan hatta yok eden, performansınızı düşürüp kapasitenizin çok altında sonuçlar elde etmenize sebep olan, fark etmediğiniz alışkanlıklarınızı fark etmeniz ve sonrasında da bunları hayatınızdan çıkartmanız olacaktır. 

Evet; çok meşgul olabilirsiniz, çok çalışabilirsiniz ama bu, üretken olduğunuzu göstermez. Yani demek istediğimiz; önemli olanın fazla çalışmanız değil akıllıca çalışmanız, zamanınızı yönetmek ve enerjinizi korumak konusunda kendinizi geliştirmeniz, az zamanda çok sayıda başarılı iş ortaya çıkarmanız gerekliliği. Haydi o zaman, üretkenliğinizi azaltan kötü alışkanlıklar nelermiş, hemen bakalım.

 

Üretkenliği Olumsuz Etkileyen Alışkanlıklar

 

1. Yapılacaklar Listesine Yığınla Şey Yazmak

Yapılacaklar listesi hazırlamak faydalı olmakla beraber, doğru hazırlanmadığında hayatı kolaylaştırmak yerine zorlaştırabilir. Önceliklerinizin belirlenmediği, sayfalar boyunca uzayıp giden bir liste; işlerin gözünüzde büyümesine, moralinizin bozulmasına sebep olmasıyla, verimliliği azaltan alışkanlıklar listesinin başına yerleşiyor, aman dikkat!

 

2. Yanlış İşi Yanlış Zamanda Yapmak

Anahtar kelime “kendinizi tanımak”. Üretkenliğinizin yüksek olduğu saatler hangileridir, tespit edip önemli işleri o saatlerde yapmak kurtarıcınız olacaktır. En üretken saatlerinizi öncelikli olmayan işlerle geçirip önemlileri sona bırakmamanızı tavsiye ederiz. Ayrıca; tam odaklanmadan kendinizi işe başlamaya zorlamak yerine kafanızı toplamak için birkaç dakikanızı ayırmanız, ya da çalışmayı hiç istemediğiniz zamanlarda iş dışında bir şeylere odaklanmanız; baskı hissetmenizi, strese girmenizi engelleyerek sonrasında çok daha üretken bir şekilde çalışmanıza yardımcı olacaktır.

 

3. Aynı Anda Birden Çok İş Yapmak (Multitasking)

Multitasking yani aynı anda birden fazla iş yapmak, günümüzün en popüler kavramlarından biri. Olumlu bir özellik olarak algılanmasına rağmen, eş zamanlı olarak yapılan işlerin hiçbirinden verim alınamamasına yol açan, verimliliği kötü etkileyen davranışlar arasında yer almakta. Diyelim ki bir yandan biriyle konuşuyor, bir yandan başka bir işle uğraşıyorsunuz. Her ne kadar ikisini de mükemmel şekilde başardığınızı düşünseniz de, ne konuştuğunuz kişiyi tam olarak anlarsınız ne de diğer işten verim alırsınız. Bu durumda sadece kendi zamanınızı değil, karşınızdakinin de zamanını çalmış olursunuz. Karşınızdaki kişiye değer vermiyor görüntüsü çizmeniz de cabası… Bunun yerine tek noktaya odaklanmak, çok daha verimli olabilir ve dikkat dağınıklığından, yanlış anlamalardan, aynı işi baştan yapmak zorunda kalmaktan kaynaklanan vakit kaybının önüne geçerek daha fazla sayıda iş çıkartmanızı sağlayabilir.

 

4. Kararlarınızı Verilerle Desteklemek Yerine Tahminde Bulunmak

Maksimum potansiyelinize ulaşabilmek için alacağınız kararlarda, yapılmış araştırmalardan yararlanmayı deneyebilirsiniz. Örnek vermek gerekirse, Pennsylvania State Üniversitesi’nde psikoloji doçenti Robert Matchock’ın yönettiği araştırmada, birçok insanın öğle vaktinden 4’e kadar dikkatlerinin dağınık olduğu ortaya çıkmış. Tahminde bulunmak yerine somut verilerden faydalanmanın kendinizi tanımanıza ve doğru kararlar almanıza katkısı olacaktır.

 

5. Aşırı Detaycı / Mükemmeliyetçi Olmak

Dozunda olduğunda detaylara önem vermek başarınıza katkı sağlayabilecekken, aşırı detaycılık ve mükemmeliyetçilik; ilerleyememenize, detaylarla zaman kaybederken gerçekten zaman ayırmanız gerekenleri kaçırmanıza, harekete geçmek için en mükemmel ânı bekleyerek geç kalmanıza yol açacaktır. Siz de detaylarda boğulanlardansanız, bir an önce bu alışkanlığınızdan kurtulmaya çalışmanızı öneririz.

 

6. Her Şeyi Tek Başına Yapmaya Çalışmak

Yoğunluk yaşadığınız ya da zorlandığınız konuları tek başınıza yapmakta ısrar etmek, yardımı kabul etmemek de üretkenliği azaltan etkenler dâhilinde. Bu madde için anahtar kelime “kabul etmek.” Her şeyi yapamayacağınızı kabul etmekten başlayın, yardımları kabul ederek devam edin :)

 

7. Sürekli Tekrar Eden İşleri Yapmak

Araştırma sonuçlarında; zamanlarını tekrar eden işlere ayıran kişilerin, bir süre sonra aynı işi daha az zaman ayırarak yapabilmeye başladıkları görülüyor. Bu tür işlerde, o işi yapabilecek bir program olup olmadığını araştırabilir, gerekirse satın alabilirsiniz. Şu anda manuel yapabildiğiniz bir iş, iş büyüdükçe altından kalkılamaz bir hâl almaya başlayabilir ve sırf bütçe ayırmamak için otomasyonu tercih etmemek, zaman kaybı yoluyla ileride yine para kaybına sebebiyet verebilir. Unutmayın zaman demek, para demektir ve para harcamadığınız bir işten para da kazanamazsınız.

 

8. Çalışma Masasında Çok Fazla Dikkat Dağıtıcı Barındırmak

Çalışma masanızda, odaklanmanızı engelleyecek, dikkatinizi dağıtacak ne varsa kaldırmak, (başka konulara ait dosyalar, o an gerekli olmayan aksesuarlar vb.) aklınızın sakinleşmesini de sağlamasıyla, konsantrasyonunuzda hissedilir fark yaratacaktır, mutlaka denemelisiniz!

 

9. E-Postalara Anında Cevap Vermek, Telefona ve Sosyal Medyaya Bağımlı Olmak

Günümüzde hepimizin e-posta bombardımanına tutulduğu bir gerçek. Ancak beklediğiniz ve hemen cevap vermeniz gereken bir e-posta olmadığı sürece, herhangi bir iş arasında her e-postayı ânında okuyup cevaplama zorunluluğunuz olmadığını hatırlamanızda fayda var. Fark etmesek de telefon bağımlılığı ve sosyal medya bağımlılığı, üretkenliğimiz için büyük bir tehdit ve patronumuz bize her bildirime bakmamız için para vermiyor; öyle değil mi? :)

 

10. “Hayır” Diyememek

Siz de “hayır” diyemeyenlerden, “hayır” dediğinde kötü insan olarak anılmaktan çekinen, kendini suçlu hissedenlerden misiniz? O zaman “hayır” demenin suçluluk hissedecek bir durum olmadığını kabul etmeli ve o an vakit ayırmanın sizi zor durumda bırakacağı teklifler için gerektiğinde iş arkadaşlarınıza, dostlarınıza, ailenize “hayır” diyebilmelisiniz. Bu maddeyi Warren Buffett’in sözüyle tamamlayalım. “Başarılı insanlar ile çok başarılı insanlar arasındaki fark; çok başarılı insanların neredeyse her şeye ‘hayır’ demesidir.”

 

11. Az ya da Çok Mola Vermek

Daha çok iş yapabilmek adına molaları es geçmek, planlar arasına molaları koymamak; verimlilik konusunda en büyük hatalardan biri. Buna ek olarak; mola vermeye rağmen mola sürelerini doğru ayarlayamamaktan kaynaklanan performans düşüklüklerini de söylemeden olmaz. Yok denecek kadar az mola vermek üretkenliğinize ne kadar olumsuz etki yapıyorsa, günün tamamına yakınını molayla geçirmek de verim azaltmakta aynı etkiyi yapıyor. Aynı şekilde; ihtiyacınız olduğu zamanda mola vermek yerine işe tam odaklanmışken mola vermek de… Peki sizin molalarla aranız nasıl?

 

12. Fazla ya da Az Planlamak

İş planı yaparken haftanın her gününü, her dakikasını planlamak; araya plan dışı işler girdiğinde ve yapılmadan kalan işlerin çokluğunu gördüğünüzde moralinizin bozulmasına sebep olacaktır. Hiç plan yapmamak, boş vermek, “bakarız”, “akışına bırakıyorum” demek de verimsizliği beraberinde getirecek ve “şimdi ne yapsam, hangisine öncelik versem?” diye düşünüp karar vermeye çalışmakla zaman kaybetmenize yol açacaktır.

 

13. Ertelemek, Bahane Üretmek

Alarmı ertelemekle başlayıp, yapılacakları ertelemekle devam edelim :) Araştırmalar, 5 dakika daha fazla uyumaya çalıştığımızda daha fazla dinlenemediğimizi ortaya koymakla kalmıyor, ilk alarmda beynin geçtiği uyanma sürecini ertelemeyle yavaşlattığımızı da kanıtlıyor. Yani dengenizin şaşmaması için ertelemeyi devre dışı bırakmanızda ve telefonu ya da saati, alarmı kapatmak için kalkmak zorunda kalacağınız mesafeye koymanızda fayda var. Gelelim, yapılacakları ertelemeye… Ne kadar bahane üretseniz de, söylenseniz de o işleri en sonunda yine siz yapacaksınız, öyle değil mi? Hatta erteleyip biriktirdiğiniz için daha fazla performans göstermeniz gerekecek, gözünüzde büyüyecek, enerjiniz daha çok tükenecek. İyisi mi, daha en başından moralinizi bozmayın; keyif almanın yollarını arayın :)

 

14. Gerçekten Gerekmediği Halde Toplantı Düzenlemek

İçeriği ve bitiş süresi planlanmamış, gereksiz yere düzenlenmiş toplantılar; araya çok sayıda başka konunun girmesiyle, toplantının muhabbete dönüşmesiyle, katılımcılara acil telefonlar gelmesiyle, ilgisi olmayanların dahil olmasıyla uzar gider ve hem zamanı hem üretkenliği tüketir.

 

15. Kötü Beslenmek

Ayılmak, kendinize gelmek için gereğinden fazla çay kahve tüketme yolunu seçenlerdenseniz; aşırı kafein tüketiminin üretkenliğinizi arttırmadığını, tam tersine azalttığını söyleyebiliriz. Üstelik kafeinin; strese, endişeye, kalp çarpıntısına, mide sorunlarına, uykusuzluğa yol açmak gibi olumsuz etkileri olduğunu da hatırlatalım. Tabi tek sorun çay-kahve tüketimi değil. Kahvaltıyı atlamak, öğle yemeği sırasında çalışmak ya da çalışırken öğle yemeği yemek de üretkenliğinizi öldürmekte önde gelen alışkanlıklardan.

 

16. Sürdürmeyi Külfet, Bozmayı Ödül Olarak Görmek

Diyelim ki, üretkenliğinizi arttıracak olumlu bir karar aldınız. Örneğin, sağlıklı beslenmek… Bunu bir süre tekrarladıktan sonra kendinize ödül olarak eski alışkanlığınızı çağırarak iyi alışkanlığı içselleştirmeyi neden reddedesiniz ki? Neden iyi bir alışkanlığı sürdürmek ceza, bozmak ödül olsun? :)

 

17. Hareket Etmemek

Hareketsizliğin aynı zamanda hareketsiz bir zihin anlamına geldiğini biliyor muydunuz? İşte size yine, üretkenlik karşısındaki en büyük engellerden biri… Masa başı bir işe sahip olsanız da, hareket etmek için fırsat yaratmalı, molalarınıza yürüyüş ve basit esneme hareketlerini katmalı, kaslarınızı çalıştırmalısınız.

 

18. Gün Işığından Yararlanmamak

Enerji kaynağımız olan güneşin birçok olumlu özelliğiyle beraber; pozitif enerji veren, yorgunluğu gideren, bağışıklığı güçlendiren, üretkenliği arttıran özelliklerinden niye yararlanmayasınız ki? Gün içinde kısa da olsa mutlaka dışarı çıkıp temiz havayı içinize çekmeli, güneşi teninizde hissetmelisiniz.

 

19. Gereğinden Fazla Mesai Yapmak

Uzun saatler çalışmak, üretkenliğinizi kısa vadede de uzun vadede de üretkenliği düşüren etmenler arasında. İyi bir planlamayla mesai saatleri içinde çalışmak, uykunuzu iyi almak çok daha verimli, hayata karşı pozitif olmanızı sağlar. Uykusuz bir gecenin ardından güne iyi başlayabilmek, devamını iyi getirebilmek, kolay olmasa gerek. Bir gece önce iyi dinlenemediğiniz için yeni günün işlerini bitiremeyip tekrar mesaiye kalmak zorunda olup zincirleme bir kısır döngünün içine girmek istemiyorsanız bizi dikkate almanızı tavsiye ederiz.

 

20. Uyumadan Önce Telefonla Meşgul Olmak

Uyumadan önce telefon ekranına bakmak, beyninizin “işleme” modundan “dinlenme” moduna geçmesini engelliyor ve uykunuzun kalitesini dolayısıyla da ertesi günün verimliliğini düşürüyor, depresyon riskini arttırıyor. En güzeli, yatak odanıza elektronik cihaz sokmamak…